AI в организации запрещён. Что можно сделать уже сейчас

Давайте представим, что к утреннему совещанию вам оперативно нужна аналитическая записка, и AI очень быстро решил бы эту задачу, но в вашей организации он запрещён или ограничен.

В этом случае, скорее всего, аналитику нужно будет готовить привычным способом.

Но уже на этой задаче можно определить, какую работу вы бы могли поручить AI-модели в будущем, чтобы в итоге избавиться от рутины, которая часто забирает много времени, и больше времени уделять плодотворной, стратегической работе.

Важно: решение об использовании AI остаётся за работодателем; обходить запрет нельзя. Личный телефон или домашний ноутбук не отменяют запрет работодателя на использование AI в рабочих целях и загрузкой внутренних данных.

«Нельзя» бывает трёх видов

В первую очередь - прочитайте политику информационной безопасности вашей организации. Найдите в ней ответы на два вопроса: есть ли разрешённый организацией инструмент для вашей задачи и какие данные в нём разрешено использовать. Если ответа нет, уточните у отдела информационной (или кибер-) безопасности. Вы ведь не хотите стать героями новостей, как сотрудники компании Samsung? Подробности - в нашем посте.

Давайте разберём три вида "нельзя":

1. Внешней нейросетью пользоваться можно, но внутренние документы и сведения загружать нельзя. Если правила вашей организации разрешают общие запросы, можно попросить AI сгенерировать общую структуру аналитической записки без рабочих данных. А дальше заполнять её вручную данными организации.
2. Разрешенного AI-инструмента нет. Записку готовите без AI.
3. Правил использования AI нет. Их отсутствие не означает ни разрешения, ни запрета. До разъяснения готовьте записку без AI, как во втором случае.

1. Нейросеть разрешена, рабочие данные загружать нельзя

Здесь AI можно поручить общую структуру документа. Работу с внутренними источниками вы выполняете сами. Если в организации уже есть подходящий образец записки, используйте его: обращаться к нейросети ради нового шаблона незачем.

Возьмём воображаемый пример: к утреннему совещанию руководитель просит подготовить краткую записку: насколько ваш отдел отстаёт от плана, что известно о причинах и какие действия вы предлагаете. У вас есть несколько источников: 1) в отчёте отдела есть показатели и объяснение сотрудников, 2) в таблице смежного отдела — другие данные о выполнении, 3) в протоколе прошлого совещания — ранее принятые решения. Готового ответа на вопрос руководителя ни в одном документе нет.

Если подходящего образца нет и общие запросы в AI разрешены, можно обратиться к AI так:

Предложи структуру аналитической записки о выполнении плана. Объём: одна страница. Читатель: руководитель. Нужно показать план, факт, отклонения, их причины и предлагаемое решение. Укажи, что должно быть в каждом разделе. Данные и выводы не придумывай.

В запросе названы только общие требования к записке. Самих отчётов, цифр отдела и решений совещания в нём нет. Удаление названия отдела из рабочего отчёта с последующей загрузкой в AI не сделает его подходящим для такого запроса: внутренние сведения в нём останутся.

Для этой записки подойдёт, например, такая структура:

• Как идём относительно плана. План, факт и величина отставания; откуда взяты цифры.
• Что известно о причинах. Подтверждённые причины и предположения, которые ещё нужно проверить.
• Что предлагается сделать. Действие, его основание и решение, которое требуется от руководителя.

Сравните ответ AI с задачей совещания: все ли нужные вопросы он охватывает, нет ли лишних разделов. Затем перенесите выбранную структуру в рабочий документ внутри организации. Заполните её по своим источникам, проверьте цифры и обоснуйте предлагаемое действие.

AI помог выстроить записку, но её содержание вы подготовили и проверили сами. Заполненный документ обратно в нейросеть не отправляйте: теперь в нём есть внутренние сведения, передача которых в этом случае запрещена.

2. Разрешённого AI-инструмента нет

Текущую записку готовьте привычным способом. Если хотите предложить работодателю пробу (внедрение) AI в будущем, начните с конкретной задачи: какую часть работы вы рассчитываете упростить и как поймёте, что получилось.

В нашем примере можно проверить такую гипотезу: AI собирает из трёх источников черновую сводку показателей и объяснений, а сотрудник сверяет её с документами и формулирует предложение руководителю. Такая проба потребует отдельного разрешения на инструмент и обработку этих данных. Пока её можно только подготовить.

Чтобы потом оценить пользу AI, нужно знать, сколько труда занимает та же работа сейчас. В следующий раз при подготовке такой записки сохраните в рабочем файле:

• Что нужно получить и по каким источникам. Например: одну страницу о выполнении плана, основанную на отчёте отдела, таблице смежного отдела и протоколе совещания.
• На что уходит время: сбор сведений, подготовка текста, проверка и доработки. Время коллег, которые проверяют записку, тоже учитывайте. Ожидание сведений и согласований отмечайте отдельно.
• Что пришлось исправить и почему. Например: в сводку попала цифра за другой период или предложенное действие не было обосновано.

На следующих похожих задачах повторяйте запись в течение двух-трёх недель. Так станет видно, какой этап регулярно отнимает время, а что было разовой трудностью. Возможно, основное время уходит на ожидание сведений от другого отдела. Тогда ускорение подготовки черновика само по себе эту задержку не устранит - "затык" на стороне смежников.

С этими наблюдениями можно обсудить с руководителем конкретную пробу: какой этап поручить AI, какие документы для этого понадобятся и как проверить результат. Если организация разрешит пробу, сравнивайте похожие по сложности задачи. Учитывайте время работы всех участников, включая проверку и исправления, а также ожидание сведений и согласований. И помните - быстрый черновик ещё не означает, что готовая записка раньше попадёт к руководителю.

3. Правил использования AI нет

Правила могут запаздывать за практикой. Например, сотрудники уже пробуют AI, а в организации ещё не выделили время и ответственного, чтобы разобраться, для каких задач и с какими данными его можно использовать. В такой ситуации руководство может временно запретить AI, чтобы ограничить использование, условия которого ещё не определены.

Чтобы перейти к разрешённой работе, предстоит определить допустимые задачи, инструменты и данные, а также ответственность за результат. Конкретное предложение даёт организации предмет для рассмотрения, но не гарантирует разрешения. Поэтому сначала нужно получить ответ о вашем способе использования AI. Пока его нет, готовьте записку без нейросети.

Обратитесь в службу информационной безопасности или к тому, кто отвечает за использование AI в вашей организации. Вместо общего «Нейросетями можно пользоваться?» опишите предполагаемое действие. Для нашей записки вопрос может звучать так:

Хочу получить общую структуру аналитической записки во внешней нейросети. Внутренние документы, цифры и сведения передавать не планирую. Разрешён ли такой способ работы? Если да, каким сервисом и на каких условиях можно пользоваться?

Отправьте вопрос по рабочим каналам коммуникации и сохраните ответ:

• Если разрешат общие запросы без внутренних данных, действуйте по первому случаю.
• Если использование запретят или ответ останется неопределённым, продолжайте работать без AI; подготовить задачу для будущего согласования можно в последующих случаях.

А если организация реализует собственное, локальное AI-решение, будет вообще идеально.

Что сделать на ближайшей задаче

• Нейросеть разрешена, внутренние данные передавать нельзя: при необходимости получите общую структуру документа; заполните и проверьте его внутри организации.
• Разрешённого инструмента нет: выполните работу без AI. Для предложения о будущей пробе запишите нужный результат, источники, время по этапам и причины доработок.
• Правил нет: запросите разъяснение для конкретного способа использования AI. До ответа работайте без нейросети.