Как с AI превратить «сырые» мысли в предложение руководителю?

Нужно подготовить предложение руководителю, а у вас пока только разрозненные заметки по нескольким пунктам: что не устраивает, что предлагают коллеги и почему вы сомневаетесь.

Как дать AI задание, если вы ещё сами не определились с решением?

Ответ прост, но, как всегда, есть нюансы. Передайте эти мысли в чат как есть. Укажите цель и адресата (того, кто получит отчёт), попросите AI задать вам вопросы, ответы на которые могут изменить предлагаемое действие.

Затем:

• поочерёдно ответьте на вопросы;
• добавьте упущенное;
• выберите предложение из числа тех, что составил AI;
• поручите AI собрать записку.

Чтобы начать, не нужно заранее знать решение - это действительно очень важно, более того, порой этот навык осваивается далеко не сразу.

Для рабочей задачи сначала проверьте, какой формат работы с AI допускают правила вашей организации, какой инструмент разрешён и какие сведения можно ему передавать (более подробно по этой теме - в статье «AI в организации запрещён. Что можно сделать уже сейчас»). Если это неясно, уточните у ответственного за этот блок, а пока давайте потренируемся на примере ниже.

Передайте AI мысли как есть

Рассмотрим условный пример сервисной компании, которая обслуживает оборудование. Клиенты этой компании долго ждут коммерческих предложений, и сотрудник хочет предложить руководителю, как сократить этот срок. Ответы AI в рассматриваемом примере абсолютно реальны.

Итак, сотрудник отправляет в чат с AI первое сообщение:

Мои сырые мысли:

• Клиенты долго ждут коммерческие предложения на обслуживание оборудования.
• Сам текст пишем быстро.
• Несколько раз уточняем у клиента, какое оборудование обслуживать, какие работы нужны и когда начать.
• Сервисный отдел рассчитывает стоимость работ. Потом финансовый отдел проверяет цену и скидку.
• Коллеги предлагают писать коммерческие предложения с AI, чтобы отвечать клиентам быстрее.

Хочу подготовить руководителю предложение, как сократить время от запроса клиента до отправки коммерческого предложения. Пока не пиши записку и не выбирай решение. Начни с трёх вопросов, ответы на которые могут повлиять на итоговое предложение. Не придумывай причины задержек и цифры.

Вопрос должен влиять на итоговый результат

Почему запрос устроен именно так?

Цель здесь - сократить весь срок ответа клиенту. Писать текст с AI - идея коллег, но пока неизвестно, насколько она будет способствовать достижению цели по сокращению времени ответа клиенту. Сотрудник фиксирует в своём запросе, к какому именно результату он хочет прийти в ходе диалога с AI - нужно подготовить предложение, по которому руководитель сможет принять решение.

Просьба пока не писать записку задаёт порядок работы:

1. сначала выяснить основания для выбора;
2. затем оформить предложение.

Таким образом, сотруднику не приходится заранее придумывать предложение руководителю, чтобы поставить задачу AI на готовый документ.

Вопрос полезен, если ответ на него может изменить результат. Например, сведения о том, где проходит основное ожидание, нужны для выбора шага, с которого начать анализ. Поэтому нужно просить AI задавать вопросы, от которых зависит предложение, и не заполнять пробелы выдуманными причинами или цифрами.

AI вернул три вопроса. Ниже - точные фрагменты его ответа:

Где фактически теряется время? Есть ли по последним запросам даты каждого шага: получение запроса, каждое уточнение у клиента, передача в сервисный отдел, выдача расчёта, проверка финансовым отделом, отправка. Если таких данных нет, первым действием может стать замер, а не изменение процесса.

Почему уточнений несколько, а не одно? Клиент с первого раза не знает, что ему нужно, или мы не спрашиваем всё сразу, или вопросы появляются уже на этапе расчёта в сервисном отделе.

Что проверяет финансовый отдел и во всех ли случаях это нужно? Проверяется ли каждое предложение или только с нестандартной ценой или скидкой.

Вопросы касаются трёх разных оснований для решения: 1) данных о сроках, 2) порядка сбора сведений и 3) правил согласования. Ответы могут привести к разным предложениям руководителю.

Добавьте упущенное и поручите AI собрать записку

Отвечая, сотрудник замечает ещё один пробел: кто подтвердит, что сведений достаточно для расчёта? Он сам добавляет это уточнение, собирает небольшую выборку и просит собрать записку.

Все эти части он отправляет одним сообщением в тот же чат. Перед каждым ответом повторяет вопрос, чтобы не приходилось возвращаться к предыдущим репликам (временами это может запутать и вас, и AI):

Отвечаю по порядку.

1. Где теряется время? Длительность отдельных этапов пока не считали. В переписке есть даты получения запроса и отправки предложения, а также возвраты за уточнениями. Поэтому главную причину задержек пока назвать не могу.

2. Почему уточнений несколько? Менеджер передаёт запрос в сервисный отдел, не проверив, указано ли оборудование, нужные работы и желаемая дата начала. Сервисный инженер замечает пробелы уже при расчёте и возвращает запрос менеджеру.

3. Что проверяют финансисты? Сейчас они проверяют цену и скидку в каждом предложении. В этой выборке порядок согласования менять не предлагаю: сначала разберусь со сбором сведений у клиента.

Пока отвечал, понял, что одного списка вопросов мало. Нужно определить, кто проверит, достаточно ли ответов для расчёта. Предлагаю: менеджер собирает сведения у клиента, сервисный инженер подтверждает их достаточность до начала расчёта.

Хочу предложить руководителю небольшой эксперимент на пяти следующих запросах на одну и ту же услугу. Менеджер и сервисный инженер составят короткий список исходных сведений и будут пользоваться им перед расчётом. Посмотрим, уменьшатся ли возвраты и полный срок от запроса до отправки предложения и сколько времени займёт новая проверка. Для сравнения заранее выберем завершённые запросы на ту же услугу сопоставимого объёма. До начала согласуем с руководителем, какой результат оправдает продолжение. Пять запросов дадут материал для следующего решения, но не докажут устойчивого эффекта.

Собери из этого короткую записку руководителю, до 180 слов: проблема, что предлагаю и почему, как проверим, какое решение требуется от руководителя. Прошу разрешить эксперимент и согласовать участие менеджера и сервисного инженера. Сохрани неизвестное; не придумывай цифры улучшения или согласие людей.

Добавляйте существенное, даже если AI об этом не спросил. Здесь вопросы указали, что уточнить, а сотрудник сам предложил распределение ролей, выбрал пробу и определил, какое разрешение нужно получить. Из его ответов появилось содержание будущей записки.

Возвраты за уточнениями ещё не доказывают, что именно они создают основную задержку. Если дольше всего ждут на другом этапе, новый порядок может почти не повлиять на полный срок ответа клиенту. Поэтому сотрудник предлагает проверить конкретное изменение, сохраняя главную причину задержек неизвестной.

Последняя часть сообщения задаёт форму документа: что руководитель должен понять и какое решение принять. Теперь у AI есть материал, из которого можно собрать записку.

Проверьте факты и связи между ними

Вот полученная записка целиком, без правок:

Записка руководителю

Проблема. Клиенты долго ждут коммерческие предложения на обслуживание оборудования. По переписке видно: запросы несколько раз возвращаются за уточнениями, хотя сам текст предложения пишется быстро. Длительность отдельных этапов мы не считали, поэтому главную причину задержек назвать пока не могу.

Что предлагаю и почему. Сейчас менеджер передаёт запрос в сервисный отдел, не проверив, указано ли оборудование, нужные работы и желаемая дата начала. Инженер замечает пробелы уже при расчёте и возвращает запрос. Предлагаю: менеджер и сервисный инженер составляют короткий список исходных сведений. Менеджер собирает их у клиента, инженер подтверждает достаточность до начала расчёта. Порядок согласования с финансовым отделом на этом этапе не меняем.

Как проверим. Эксперимент на пяти следующих запросах на одну услугу. Сравним с завершёнными запросами на ту же услугу сопоставимого объёма: число возвратов, полный срок от запроса до отправки, время на новую проверку. До старта эксперимента необходимо согласовать вид результата и его характеристики, которые оправдают продолжение. Пять запросов дадут материал для следующего решения, но не докажут устойчивого эффекта.

Решение. Прошу разрешить проведение эксперимента и согласовать участие менеджера и сервисного инженера.

В записке видно, на чём основано предложение и какое решение требуется от руководителя. Неизвестная причина задержек не превратилась в установленную, а участие менеджера и инженера ещё предстоит согласовать.

Одна формулировка требует уточнения: с завершёнными запросами сравнивают число возвратов и полный срок. Время новой проверки измеряют отдельно - исходного значения для него во вводных нет. Перед отправкой замените предложение со сравнением на две фразы:

Сравним с завершёнными запросами на ту же услугу сопоставимого объёма число возвратов и полный срок от запроса до отправки. Отдельно измерим время на новую проверку.

Перед отправкой проверьте факты, условия и смысл связей между ними. Подтверждаются ли утверждения исходными сведениями? Не стала ли возможная причина установленной? Сохранились ли существенные условия при сокращении текста?

В этом диалоге вопросы позволили уточнить исходные мысли, сотрудник добавил упущенное и выбрал предложение, а AI собрал записку. Получился текст для обсуждения с руководителем, а эффект предложенного изменения ещё предстоит проверить.

Повторите на своей задаче

Начните с заметки, которую откладывали до момента, когда получится «нормально сформулировать». Для первого сообщения уже достаточно черновика, цели и адресата. В вашей задаче следующим шагом может оказаться сбор недостающих данных, другое изменение или решение пока ничего не менять.

1. Передайте мысли как есть. Назовите адресата и цель; отметьте, что известно, а что пока является идеей или предположением.
2. Попросите AI до подготовки документа задать вам уточняющие вопросы, ответы на которые могут на него повлиять. Попросите не придумывать недостающие причины и цифры.
3. Ответьте на сформированные вопросы в том же чате и в том же порядке. Повторяйте вопрос перед ответом, указывайте неизвестное и добавляйте существенное, о чём AI не спросил.
4. Выберите предложение или определите первый шаг (в зависимости от ситуации). Если для решения не хватает данных, предложите сначала их собрать. Для эксперимента укажите, что изменится и как будете оценивать результат (если в вашем случае предполагается проведение эксперимента).
5. Сформулируйте для AI запрос на составление записки. Задайте нужные разделы и объём, назовите решение, которое хотите получить от руководителя. Попросите сохранить неизвестное и условия.
6. Сверьте готовый текст с исходными сведениями. Проверьте факты, роли, причинные связи и обещания. Исправьте неоднозначности и убедитесь, что краткость не убрала существенный смысл.

Чек-лист: Как превратить сырые мысли в предложение руководителю